PDF-tiedoston lisääminen ladattavaksi Silverstripe CMS:ään

Tiivistelmä

PDF-tiedosto sopii esimerkiksi esitteen, hinnaston, käyttöohjeen tai tulostettavan lomakkeen jakamiseen. Silverstripe CMS:ssä tiedosto lisätään yleensä tiedostokirjastoon ja liitetään sivulle linkkinä. Kävijä voi avata…

Toimiva latauslinkki vaatii kuitenkin muutakin kuin tiedoston siirtämisen palvelimelle. Asiakirjan pitää olla oikea versio, linkin ymmärrettävä ja tiedoston saatavilla tarkoitetulle yleisölle. Julkaisun jälkeen lataaminen kannattaa kokeilla ilman ylläpitäjän kirjautumista.

Tässä oppaassa käydään läpi PDF:n valmistelu, lisääminen ja linkittäminen sekä tavallisimmat tarkistukset. Ohjeen käyttöliittymänimet perustuvat Silverstripen englanninkieliseen hallintapaneeliin. Suomennokset ja käytettävissä olevat kentät voivat vaihdella sivustokohtaisesti.

Milloin PDF on sopiva vaihtoehto?

PDF toimii hyvin silloin, kun asiakirjan asettelu halutaan säilyttää tai sisältö on tarkoitettu tulostettavaksi. Esimerkiksi monisivuinen tuote-esite tai kokouksen pöytäkirja voidaan tarjota ladattavana tiedostona.

Lyhyttä perustietoa ei kuitenkaan kannata piilottaa pelkästään liitteeseen. Jos kävijä etsii aukioloaikaa, yhteystietoa tai palvelun hintaa, tiedon löytyminen suoraan verkkosivulta helpottaa asiointia.

Voit yhdistää molemmat esitystavat. Kerro sivulla asiakirjan tärkein sisältö ja tarjoa PDF tarkempaa tutustumista varten.

Mieti myös lukutilannetta. Puhelimella leveän, tulostukseen suunnitellun asiakirjan lukeminen voi olla hankalaa. Verkkosivun tiivistelmä auttaa käyttäjää arvioimaan, kannattaako tiedosto avata heti vai tallentaa myöhempää käyttöä varten.

Valmistele tiedosto ennen lataamista

Avaa PDF omalla tietokoneellasi ja tarkista sen sisältö. Varmista erityisesti päivämäärät, yhteystiedot, hinnat ja asiakirjan mahdolliset sisäiset linkit.

Poista luonnosmerkinnät, tarpeettomat kommentit ja tyhjät sivut. Tarkista myös, ettei mukana ole tietoja, joita ei ole tarkoitettu julkaistaviksi.

Anna tiedostolle kuvaava nimi. Esimerkiksi palveluhinnasto-2026.pdf kertoo sisällöstä enemmän kuin dokumentti-valmis-uusin2.pdf.

Nimeämisessä kannattaa huomioida käyttötarkoitus:

Lisää vuosiluku, jos asiakirja koskee tiettyä vuotta.
Käytä versionumeroa, jos versioiden erottaminen on tärkeää.
Vältä vaikeasti tulkittavia lyhenteitä.
Pidä saman asiakirjasarjan nimet johdonmukaisina.

Säilytä myös alkuperäinen muokattava asiakirja. PDF:n seuraavan version tekeminen on helpompaa, kun lähdetiedosto löytyy sovitusta paikasta.

Huomioi tiedostokoko ja luettavuus

Suuri PDF voi latautua hitaasti etenkin mobiiliyhteydellä. Tarkista tiedostokoko ennen julkaisemista ja pienennä tarvittaessa asiakirjan kuvia sen käyttötarkoitukseen sopiviksi.

Pienentäminen ei saa tehdä tekstistä tai kaavioista epäselviä. Avaa pakattu tiedosto uudelleen ja tarkista muutama yksityiskohtainen sivu.

Huolehdi lisäksi asiakirjan rakenteesta. Käytä alkuperäisessä dokumentissa oikeita otsikkotyylejä, määritä asiakirjan kieli ja tarkista lukemisjärjestys sekä kuvien tekstivastineet käytettävissä olevilla työkaluilla.

Pelkkänä kuvana skannattu teksti on hankalampi käyttää kuin tekstimuotoinen sisältö. Tarvittaessa asiakirja tarvitsee tekstintunnistuksen ja tuloksen tarkistamisen.

Jos tieto on palvelun käyttämisen kannalta keskeinen, tarjoa se mahdollisuuksien mukaan myös tavallisena verkkosisältönä.

Lisää PDF Silverstripen tiedostokirjastoon

Silverstripessä kuvia ja asiakirjoja hallitaan tavallisesti Tiedostot-osiossa eli Files-näkymässä. PDF voidaan ladata sinne samalla perusmenetelmällä kuin muutkin sallitut tiedostot. Silverstripen tiedostojen hallinnan ohje

Toimi näin:

Tallenna mahdolliset keskeneräiset sivumuutokset.
Avaa Files-osio.
Siirry sopivaan kansioon.
Paina Upload ja valitse PDF tietokoneeltasi.
Odota latauksen valmistumista.
Tarkista, että oikea tiedosto näkyy kirjastossa.

Tiedostoja voi myös vetää tiedostokirjaston latausalueelle. Kansio kannattaa valita ennen lataamista, jotta asiakirja päätyy heti oikeaan paikkaan.

Esimerkiksi Hinnastot-, Oppaat- ja Esitteet-kansiot voivat helpottaa ylläpitoa. Käytä sivustolla jo sovittua kansiorakennetta uuden rinnakkaisen järjestelmän luomisen sijaan.

Lisää tiedostolinkki sivun tekstieditorissa

Avaa Sivut-osio eli Pages ja valitse sivu, jolle latauslinkki kuuluu. Kirjoita sisältöön linkkiteksti ja maalaa se.

Silverstripen tavallisessa HTML-editorissa eteneminen on seuraava:

Avaa Hyperlink-toiminto eli linkkikuvake.
Valitse Link to a file.
Etsi PDF tiedostokirjastosta.
Valitse tiedosto.
Tarkista linkkiteksti ja muut asetukset.
Lisää linkki Insert file -painikkeella.

Tiedoston valintaikkunassa voidaan myös ladata uusi asiakirja suoraan tietokoneelta. Silverstripen ohje asiakirjojen linkittämiseen

Jos sivulla käytetään sisältölohkoja tai erillistä latauslistaa, tiedosto voidaan valita lohkon omasta kentästä. Käytä silloin sivustolle toteutettua toimintoa.

Valitse tiedosto mieluiten CMS:n tiedostovalinnalla sen sijaan, että kopioisit hallintapaneelin osoiteriviltä linkin.

Kirjoita linkkiteksti, joka kertoo mitä avautuu

Hyvä linkkiteksti auttaa kävijää päättämään, tarvitseeko hän asiakirjaa. Pelkkä ”Lataa” tai ”Klikkaa tästä” ei kerro tiedoston sisällöstä.

Selkeä vaihtoehto voisi olla:

Lataa palveluhinnasto 2026 (PDF, 850 kt)

Tiedostomuodon ilmoittaminen kertoo, ettei linkki johda tavalliselle verkkosivulle. Koko puolestaan auttaa arvioimaan lataamista hitaalla yhteydellä. Käytä aina todellista tiedostokokoa.

Jos asiakirjan nimi ei selitä käyttötarkoitusta, lisää linkin yhteyteen lyhyt kuvaus. Esimerkiksi ”Oppaasta löydät mittausohjeet ja tarvittavat työvälineet” kertoo lukijalle, mitä hän saa.

Usean PDF:n sivulla käytä samanlaista nimeämistapaa. Yhtenäinen lista on helpompi selata kuin kokoelma eri tavoin nimettyjä painikkeita ja linkkejä.

Avautuuko PDF selaimeen vai latautuuko se laitteelle?

PDF-linkki voi avata asiakirjan selaimen omaan katseluohjelmaan. Käyttäjä voi yleensä tallentaa tiedoston sieltä. Joissakin ympäristöissä selain lataa tiedoston suoraan.

Toimintaan vaikuttavat selaimen asetukset ja palvelimen tapa toimittaa tiedosto. Linkin nimeäminen latauslinkiksi ei itsessään pakota latausta.

Silverstripen linkkiasetuksissa voi olla Open in new window/tab -valinta. Se määrittää uuden ikkunan tai välilehden avaamista, ei automaattisesti tiedoston tallentamista. Silverstripen tiedostolinkin asetukset

Jos tarvitset nimenomaan suoran latauksen käynnistävän painikkeen, pyydä kehittäjää toteuttamaan sopiva ratkaisu. Tavallisen esitteen jakamiseen toimiva PDF-linkki on usein riittävä.

Tarkista tiedoston julkaisu ja käyttöoikeudet

Tiedoston näkyminen hallintapaneelissa ei vielä tarkoita, että tavallinen kävijä voi avata sen. Julkaisutila ja käyttöoikeudet vaikuttavat saatavuuteen.

Silverstripen tavallisen editorin tiedostoviittaus voi liittää tiedoston sivun mukana julkaistavaksi. Mukautettujen kenttien ja sisältölohkojen toiminta riippuu toteutuksesta. Silverstripen tiedostojen julkaisemisen dokumentaatio

Tarkista julkiselle PDF:lle soveltuvat katseluoikeudet sekä mahdolliset kansiosta periytyvät rajoitukset. Silverstripessä tiedostojen käyttöä voidaan rajata esimerkiksi kirjautuneisiin käyttäjiin tai käyttäjäryhmiin. Silverstripen tiedostojen käyttöoikeusohje

Älä muuta rajoitettua asiakirjaa julkiseksi pelkästään latausongelman ratkaisemiseksi. Varmista ensin, mille yleisölle tiedosto on tarkoitettu.

Julkaise valmis sivu ja varmista tarvittaessa myös tiedoston julkaisu erikseen.

Testaa lataus tavallisen kävijän näkökulmasta

Avaa julkaistu sivu yksityisessä selainikkunassa ilman ylläpitäjän kirjautumista. Napsauta PDF-linkkiä ja tarkista, että oikea asiakirja avautuu.

Käy läpi ainakin seuraavat asiat:

Linkki löytyy sivulta helposti.
Asiakirja avautuu ilman odottamatonta kirjautumispyyntöä.
Sisältö vastaa linkin nimeä.
Tiedosto on oikea versio.
Lataaminen onnistuu.
Asiakirjaa voi käyttää myös puhelimella.

Pelkkä ensimmäisen sivun näkeminen ei riitä sisällön tarkistukseksi. Selaa myös asiakirjan loppuun ja kokeile olennaisia sisäisiä linkkejä.

Jos linkki on painikkeessa, tarkista sen toiminta mobiilinäkymässä. Pitkä tiedoston nimi ei saa jäädä piiloon tai tehdä painikkeesta hankalaa käyttää.

Päivitä asiakirjat hallitusti

Kun hinnasto tai opas muuttuu, päätä, korvataanko nykyinen tiedosto vai julkaistaanko uusi erillinen asiakirja. Valinta riippuu siitä, pitääkö aikaisempien versioiden säilyä saatavilla.

Tarkista tiedoston käyttökohteet ennen muuttamista. Sama PDF voi olla linkitettynä usealle sivulle, joten päivityksen vaikutus voi ulottua yhtä latauslinkkiä laajemmalle. Silverstripen tiedostokirjaston käyttöohje

Päivitä tarvittaessa myös linkkitekstin vuosiluku, tiedostokoko ja sivulla oleva kuvaus. Kokeile linkki uudelleen julkaisemisen jälkeen.

Älä oleta vanhan suoran tiedosto-osoitteen toimivan, jos lataat asiakirjan uutena tiedostona. Sähköposteissa ja muilla sivustoilla jaetut osoitteet täytyy huomioida erikseen.

Jos PDF:n lisääminen ei onnistu

Aloita virheilmoituksesta. Latauksen estävä syy voi olla tiedostokoko, sallittu tiedostotyyppi tai käyttäjän oikeus. Silverstripessä tiedostojen kokorajoja ja sallittuja tiedostotyyppejä voidaan määrittää eri latauskentille. Silverstripen latausrajojen dokumentaatio

Jos tiedosto latautuu mutta linkki ei toimi, tarkista valittu asiakirja, julkaisutila ja käyttöoikeudet. Varmista myös, että sivun viimeisin muutos on julkaistu.

Ilmoita ylläpitäjälle tiedoston nimi, koko, sivun osoite ja tarkka virhe. Näiden avulla ongelma on helpompi paikantaa.

Kun tiedoston valmistelu, linkitys ja julkinen testaus kuuluvat samaan työvaiheeseen, PDF-aineistot pysyvät löydettävinä ja niiden ylläpito selkeänä.

Liittyvät kategoriat

Artikkeleita 2 008 artikkelia IT 1 934 artikkelia Kotisivut 1 189 artikkelia Nettisivut 1 190 artikkelia Silverstripe CMS 23 artikkelia Verkkokehitys 1 249 artikkelia Verkkosivut 1 389 artikkelia Verkkotyökalu 1 161 artikkelia