WordPress ja yrityksen verkkosivujen omistajuus

Yrityksen verkkosivusto on tärkeä liiketoiminnan omaisuus, mutta sen omistajuus jää yllättävän usein epäselväksi. Sivuston on saattanut rakentaa ulkopuolinen verkkosivutoimisto, freelancer tai markkinointikumppani, ja samalla myös verkkotunnus, hosting, lisenssit ja analytiikkapalvelut on voitu rekisteröidä palveluntarjoajan nimiin.

Niin kauan kuin yhteistyö toimii, ongelmaa ei välttämättä huomaa.

Ongelma syntyy silloin, kun yritys haluaa vaihtaa toimittajaa, siirtää sivuston toiselle palvelimelle tai saada täydet hallintaoikeudet omaan verkkosivustoonsa.

Siksi WordPress-projektissa kannattaa määritellä jo alussa:

Mitä yritys omistaa, mitä se hallitsee ja mitä oikeuksia ulkopuolisella toimittajalla on?

WordPress itsessään ei ole yrityksen omistama ohjelmisto

WordPress on avoimen lähdekoodin ohjelmisto. Yrityksen omistajuus liittyy sen sijaan ennen kaikkea siihen kokonaisuuteen, joka WordPressin ympärille rakennetaan.

Tähän voi kuulua:

• verkkotunnus
• WordPress-asennus
• sivuston sisältö
• kuvat
• videot
• tietokanta
• oma koodi
• teema
• lisäosat
• graafinen suunnittelu
• asiakasdata
• hosting
• varmuuskopiot
• analytiikka
• integraatiot

Kaikilla näillä voi olla eri omistaja tai käyttöoikeuksien haltija.

Verkkotunnus kuuluu yrityksen hallintaan

Yksi tärkeimmistä asioista on verkkotunnus.

Esimerkiksi:

yritys.fi

pitäisi olla yrityksen hallinnassa.

Rekisteröinnissä kannattaa käyttää yrityksen omia tietoja ja tiliä eikä yksittäisen työntekijän tai verkkosivutoimiston henkilökohtaista tiliä.

Jos verkkotunnus on ulkopuolisen toimiston hallinnassa, yritys voi joutua riippuvaiseksi toimittajasta.

Hosting ja WordPress ovat eri asioita

Myös hosting kannattaa pitää erillään itse WordPress-sivustosta.

Yrityksen pitäisi tietää:

• missä sivusto sijaitsee
• kuka hallitsee palvelinta
• kuka maksaa hostingin
• kuka voi tehdä muutoksia
• miten sivusto siirretään toiselle palvelimelle

Hyvässä tilanteessa yrityksellä on pääsy hosting-palvelun hallintaan, vaikka tekninen ylläpito olisi ulkoistettu.

WordPress-ylläpitäjän tunnus

Yrityksen verkkosivustolla pitäisi olla vähintään yksi yrityksen hallinnassa oleva pääkäyttäjätili.

Esimerkiksi:

Yritys
↓
Administrator
↓
WordPress

Ulkopuoliselle kehittäjälle voidaan antaa oma henkilökohtainen tunnus.

Näin ei tarvitse jakaa samaa salasanaa useiden ihmisten kesken.

Älä käytä yhteistä ylläpitäjätunnusta

Huono käytäntö on esimerkiksi:

Username: admin
Password: ********

jota käyttävät:

• yrityksen työntekijä
• verkkosuunnittelija
• ylläpitäjä
• freelancer

Parempi ratkaisu on antaa jokaiselle käyttäjälle oma tunnus ja sopiva käyttöoikeustaso.

Näin myös nähdään, kuka on tehnyt muutoksia.

Yrityksen sähköpostiosoite kannattaa olla omistajuuden perustana

Tärkeissä palveluissa kannattaa käyttää yrityksen hallinnoimaa sähköpostiosoitetta.

Esimerkiksi:

it@yritys.fi

tai muuta yrityksen omaa hallittua osoitetta.

Näin verkkotunnus, hosting, analytiikka, maksupalvelut ja muut järjestelmät eivät jää entisen työntekijän henkilökohtaiseen sähköpostiin.

Google Analytics ja Search Console

Myös analytiikkapalveluiden omistajuus kannattaa tarkistaa.

Yrityksellä pitäisi olla hallinta esimerkiksi:

• Google Analyticsista
• Google Search Consolesta
• Google Business Profilesta
• Google Tag Managerista

Markkinointitoimisto voidaan lisätä käyttäjäksi, mutta yrityksen ei pitäisi joutua pyytämään toimistolta pääsyä omiin tietoihinsa.

Lisenssit ovat oma kysymyksensä

WordPress-sivustolla voidaan käyttää maksullisia:

• teemoja
• lisäosia
• kuvapankkeja
• fontteja
• SaaS-palveluita

Tässä kannattaa selvittää, kenen nimissä lisenssi on ja mitä tapahtuu yhteistyön päättyessä.

Kaikkia lisenssejä ei voi automaattisesti siirtää toiselle osapuolelle.

Sisältö kuuluu yrityksen liiketoimintaan

Yrityksen verkkosivuston tekstit, kuvat ja muu sisältö voivat olla erittäin arvokasta aineistoa.

Varmista, että yrityksellä on tarvittavat oikeudet esimerkiksi:

• verkkosivujen teksteihin
• valokuviin
• grafiikkaan
• videoihin
• ladattaviin materiaaleihin
• asiakastarinoihin

Erityisesti ulkopuolisten kuvaajien ja suunnittelijoiden kanssa käyttöoikeudet kannattaa sopia kirjallisesti.

Oma koodi kannattaa dokumentoida

Jos WordPressiin on rakennettu räätälöityä koodia, yrityksen pitäisi tietää, missä se sijaitsee.

Esimerkiksi:

WordPress
├── Theme
├── Child Theme
├── Custom Plugin
├── API-integraatiot
└── Composer-riippuvuudet

Jos koodi on vain yhden kehittäjän tietokoneella, yritys on tarpeettoman riippuvainen tästä henkilöstä.

Versionhallinta, kuten Git, helpottaa tilannetta huomattavasti.

Git-repositorion omistajuus

Jos sivuston koodia hallitaan GitHubissa tai muussa versionhallintapalvelussa, myös repositorion omistajuus kannattaa miettiä.

Yrityksen kannalta hyvä ratkaisu voi olla esimerkiksi organisaation oma repository:

Yritys
└── GitHub Organization
    └── WordPress-projekti

Kehittäjälle annetaan tarvittavat käyttöoikeudet.

Tällöin projekti ei katoa, vaikka yksi kehittäjä lopettaisi yhteistyön.

Varmuuskopiot kuuluvat kokonaisuuteen

Yrityksen pitäisi tietää, missä WordPress-sivuston varmuuskopiot sijaitsevat.

Tarkista:

• kuka omistaa backupit
• missä ne säilytetään
• kuinka usein ne tehdään
• kuinka pitkään niitä säilytetään
• pystyykö yritys saamaan ne itselleen
• onko palautusta testattu

Jos kaikki varmuuskopiot sijaitsevat vain verkkosivutoimiston omalla palvelimella, riippuvuus toimittajasta voi olla suuri.

Asiakasdata vaatii erityistä huomiota

WordPressissä voidaan käsitellä esimerkiksi:

• yhteydenottolomakkeita
• uutiskirjetilauksia
• käyttäjätilejä
• verkkokaupan tilauksia
• asiakastietoja

Näiden tietojen hallinnasta ja käsittelystä pitää huolehtia asianmukaisesti.

Erityisesti toimittajan vaihtuessa pitää tietää, missä data sijaitsee ja miten se siirretään turvallisesti.

Sopimukseen kannattaa kirjata omistajuus

WordPress-projektin sopimuksessa olisi hyvä määritellä ainakin:

Verkkotunnus:
Kenen nimissä?

Hosting:
Kuka hallitsee ja maksaa?

WordPress:
Kuka hallitsee ylläpitoa?

Sisältö:
Kenellä on oikeudet?

Kuvat ja grafiikka:
Mitä käyttöoikeuksia yrityksellä on?

Kustomoitu koodi:
Kenellä on oikeudet ja miten lähdekoodi toimitetaan?

Lisenssit:
Mitä tapahtuu sopimuksen päättyessä?

Varmuuskopiot:
Kuka hallitsee niitä?

Analytiikka:
Kuka omistaa tilit ja datan?

Toimittajalukko kannattaa välttää

Toimittajalukko eli vendor lock-in syntyy, jos yritys ei käytännössä pysty vaihtamaan palveluntarjoajaa ilman nykyisen toimittajan apua.

Esimerkiksi:

Verkkotunnus → toimisto
Hosting → toimisto
WordPress → toimisto
Backupit → toimisto
Analytics → toimisto
Koodi → toimiston Git

Yrityksellä ei ole pääsyä mihinkään.

Tällainen ratkaisu voi olla erittäin hankala yhteistyön päättyessä.

Parempi malli on:

Yritys
├── Verkkotunnus
├── Hosting
├── Analytics
├── Git
└── WordPress

Toimisto
└── Ylläpito-oikeudet

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse

Omistajuus ei tarkoita sitä, että yrityksen pitäisi itse ylläpitää kaikkea.

Yritys voi aivan hyvin ulkoistaa teknisen työn.

Oleellista on, että yritys säilyttää hallinnan.

Esimerkiksi verkkotoimisto voi:

• päivittää WordPressin
• korjata virheitä
• ylläpitää palvelinta
• hallita tietoturvaa
• kehittää uusia ominaisuuksia

mutta yrityksellä säilyy tarvittava omistajuus ja pääsy palveluihin.

Mitä tapahtuu, jos yhteistyö päättyy?

Tämä kannattaa miettiä jo silloin, kun kaikki toimii hyvin.

Hyvässä sopimuksessa määritellään esimerkiksi:

Yhteistyö päättyy
↓
Tunnusten luovutus
↓
Verkkotunnuksen siirto tarvittaessa
↓
Backupien toimitus
↓
Koodin toimitus
↓
Dokumentaatio
↓
Uusi ylläpitäjä

Näin toimittajan vaihtaminen ei muutu kriisiksi.

Omistajuuden tarkistuslista

Yrityksen kannattaa käydä ainakin nämä läpi:

☐ Verkkotunnus on yrityksen hallinnassa
☐ Hosting-tili on yrityksen hallinnassa
☐ WordPressiin on yrityksen oma ylläpitäjä
☐ Google Analytics on yrityksen hallinnassa
☐ Search Console on yrityksen hallinnassa
☐ Google Business Profile on yrityksen hallinnassa
☐ Git-repository on yrityksen hallinnassa tarvittaessa
☐ Varmuuskopiot ovat saatavilla
☐ Sivuston sisältöön on tarvittavat oikeudet
☐ Kuvien käyttöoikeudet ovat kunnossa
☐ Lisenssit on dokumentoitu
☐ API-avaimet on dokumentoitu
☐ Integraatiot on dokumentoitu
☐ Sopimuksessa määritellään omistajuus
☐ Sivusto voidaan siirtää toiselle toimittajalle

Lopuksi

WordPress-sivuston omistajuudessa ei ole kyse vain siitä, kuka omistaa WordPress-asennuksen. Yrityksen verkkosivusto muodostuu useista eri osista, joilla voi olla erilaiset käyttöoikeudet, lisenssit ja hallintatavat.

Yrityksen kannattaa pitää omassa hallinnassaan ainakin kaikkein tärkeimmät palvelut: verkkotunnus, hosting, analytiikka, keskeiset käyttäjätilit, varmuuskopiot ja tarvittaessa lähdekoodi.

Ulkopuolisen toimiston käyttäminen ei tarkoita, että yrityksen pitäisi luopua omistajuudesta. Ammattilainen voidaan antaa ylläpitämään ja kehittämään sivustoa ilman, että yritys menettää kontrollia omaan digitaaliseen omaisuuteensa.

Hyvä periaate on yksinkertainen:

Toimittaja voi hallita verkkosivuston ylläpitoa, mutta yrityksen pitäisi hallita omaa verkkosivustoaan.

Kun omistajuus, käyttöoikeudet ja vastuut sovitaan jo projektin alussa, toimittajan vaihtaminen, sivuston siirtäminen tai uuden kehittäjän palkkaaminen on myöhemmin huomattavasti helpompaa.