WordPress-projektin kilpailutus Suomessa

WordPress-projektin kilpailuttaminen Suomessa voi säästää yritykselle merkittävästi rahaa ja auttaa löytämään sopivan kumppanin verkkosivuston toteutukseen. Pelkkä halvin tarjous ei kuitenkaan yleensä ole paras valinta.

Hyvä kilpailutus perustuu siihen, että kaikille tarjoajille annetaan mahdollisimman tarkat lähtötiedot, tarjouksia verrataan samoilla kriteereillä ja ennen kaikkea selvitetään, mitä tarjoukseen oikeasti sisältyy.

Verkkosivusto voi olla yritykselle vuosia käytössä oleva digitaalinen omaisuus. Siksi kumppanin valinnassa kannattaa katsoa myös ylläpitoa, tietoturvaa, kehitystä ja omistajuutta.

Määrittele ensin projektin tavoite

Kilpailutusta ei kannata aloittaa kysymällä:

”Paljonko WordPress-sivusto maksaa?”

Parempi lähtökohta on määritellä, mitä sivustolla halutaan saavuttaa.

Tavoitteena voi olla esimerkiksi:

• uusien asiakkaiden hankkiminen
• verkkokaupan myynnin kasvattaminen
• yrityksen palveluiden esitteleminen
• liidien kerääminen
• asiakaspalvelun parantaminen
• työnantajamielikuvan kehittäminen
• vanhan sivuston tekninen uudistaminen

Kun tavoite on selvä, myös tarjoajien on helpompi ehdottaa tarkoituksenmukaista ratkaisua.

Tee tarjouspyyntö kirjallisesti

Hyvä tarjouspyyntö antaa kaikille tarjoajille saman lähtökohdan.

Dokumentissa voidaan kertoa esimerkiksi:

Yritys

• toimiala
• koko
• kohderyhmä
• toiminta-alue

Nykyinen sivusto

• nykyinen alusta
• sivujen määrä
• käytössä olevat integraatiot
• verkkokauppa tarvittaessa
• ongelmat nykyisessä sivustossa

Uusi sivusto

• tavoitteet
• sivurakenne
• kieliversiot
• tärkeimmät toiminnot
• integraatiot
• sisältömäärä

Tekniikka

• WordPress
• hosting
• analytiikka
• SEO
• tietoturva
• saavutettavuus

Näin tarjoukset ovat paremmin vertailukelpoisia.

Älä pyydä vain hintaa

Tarjouksessa kannattaa pyytää tarjoajaa erittelemään kustannukset.

Esimerkiksi:

Näin huomaat helpommin, jos yksi tarjoaja on jättänyt jotain olennaista pois.

Vertaile tarjouksia samalla rakenteella

Halvin tarjous voi näyttää hyvältä, mutta siinä voi olla esimerkiksi vain:

WordPress-sivuston tekninen toteutus.

Toisessa tarjouksessa sama summa saattaa sisältää:

• suunnittelun
• sisällön siirron
• SEO:n
• saavutettavuuden
• testauksen
• koulutuksen
• julkaisun jälkeisen tuen

Näitä ei voi verrata pelkän loppusumman perusteella.

Kysy mitä hintaan ei kuulu

Tämä on yksi tärkeimmistä kysymyksistä.

Pyydä tarjoajaa listaamaan erikseen:

Mitä tarjous ei sisällä?

Mahdollisia lisäkustannuksia voivat olla:

• lisäosalisenssit
• kuvat
• tekstisisällöt
• käännökset
• hosting
• ylläpito
• integraatiot
• ylimääräiset suunnittelukierrokset
• uudet ominaisuudet
• sisällön syöttäminen
• tekninen tuki

Selkeä rajaus ehkäisee myöhempiä yllätyksiä.

Kilpailuta myös osaaminen

WordPress-toimistoja ja freelancereita on Suomessa paljon.

Kaikki eivät kuitenkaan tee samanlaisia projekteja.

Selvitä:

• kuinka paljon WordPress-projekteja tarjoaja tekee
• millaisia yrityksiä se palvelee
• onko kokemusta WooCommercesta
• löytyykö teknistä WordPress-osaamista
• hallitaanko integraatioita
• löytyykö SEO-osaamista
• ymmärretäänkö saavutettavuutta
• onko tietoturva huomioitu

Hyvä portfolio kertoo enemmän kuin näyttävä myyntiesitys.

Pyydä referenssejä

Pyydä muutama konkreettinen referenssi vastaavanlaisista projekteista.

Mieluiten:

• sama toimiala
• samankokoinen yritys
• samanlainen tekninen kokonaisuus
• vastaava verkkokauppa tai integraatio

Jos mahdollista, katso myös referenssisivustoja itse.

Kiinnitä huomiota esimerkiksi:

• nopeuteen
• mobiilikäyttöön
• rakenteeseen
• sisällön selkeyteen
• tekniseen toteutukseen

Kuka projektin oikeasti toteuttaa?

Tämä on tärkeä kysymys erityisesti suuremmissa toimistoissa.

Kysy:

Kuka työskentelee projektin parissa käytännössä?

Myyntitapaamisessa voi olla kokenut asiantuntija, mutta projektin toteuttaa myöhemmin täysin eri henkilö.

Selvitä ainakin:

• projektipäällikkö
• suunnittelija
• WordPress-kehittäjä
• sisällöntuottaja
• SEO-asiantuntija
• mahdolliset alihankkijat

Selvitä projektin aikataulu

Hyvä tarjous kertoo, miten projekti etenee.

Esimerkiksi:

Määrittely
↓
Rakenne
↓
UX/UI
↓
Tekninen toteutus
↓
Sisältö
↓
Testaus
↓
Hyväksyntä
↓
Julkaisu

Pyydä myös arvio siitä, mitä asiakkaalta tarvitaan projektin aikana.

Jos yritys ei toimita sisältöjä tai palautetta ajoissa, projekti voi viivästyä vaikka kehittäjä olisi valmis.

Kysy hyväksymiskriteerit

Milloin verkkosivusto katsotaan valmiiksi?

Tämä kannattaa määritellä ennen projektin alkua.

Hyväksymiseen voidaan liittää esimerkiksi:

• kaikki sovitut sivut toteutettu
• mobiiliversio toimii
• lomakkeet toimivat
• integraatiot toimivat
• tärkeimmät selaimet testattu
• SEO-perusasiat toteutettu
• saavutettavuusvaatimukset huomioitu

Mitä tarkemmin tämä määritellään, sitä vähemmän syntyy tulkintaongelmia.

WordPress-sivuston omistajuus

Yrityksen kannattaa pitää verkkosivuston omistajuus omissa käsissään.

Varmista, että yrityksellä on hallinta esimerkiksi:

• verkkotunnuksesta
• hostingista
• WordPressistä
• analytiikasta
• Search Consolesta
• Google Business Profilesta
• Git-repositoriosta tarvittaessa
• varmuuskopioista

Toimisto voi ylläpitää näitä, mutta yrityksen pitäisi pystyä vaihtamaan toimittajaa tarvittaessa.

Kysy lähdekoodista

Jos projektiin tehdään räätälöityä koodia, selvitä:

Missä lähdekoodia säilytetään ja miten se luovutetaan asiakkaalle?

Hyvä käytäntö on käyttää versionhallintaa.

Esimerkiksi:

Yritys
└── GitHub / GitLab
    └── WordPress-projekti

Näin projektin tekninen historia ei jää yhden kehittäjän tietokoneelle.

Lisenssit kannattaa eritellä

WordPress-projektissa voidaan käyttää maksullisia lisäosia ja teemoja.

Tarjouksessa pitäisi näkyä:

• mitä lisenssejä tarvitaan
• ovatko ne kertamaksuja vai vuosimaksuja
• kuka lisenssin omistaa
• kuka maksaa uusimisen
• jatkuuko lisenssi yhteistyön päätyttyä

Erityisesti sivuston toiminnalle kriittisten lisäosien kohdalla tämä on tärkeää.

Tietoturva tarjouspyyntöön

Tietoturvaa ei kannata jättää yleisen ”WordPressin ylläpidon” alle.

Kysy esimerkiksi:

• miten päivitykset hoidetaan
• miten varmuuskopiot tehdään
• onko staging-ympäristöä
• miten tietoturvahaavoittuvuuksia seurataan
• käytetäänkö WAFia
• miten sivusto palautetaan hyökkäyksen jälkeen

Tietoturvan toteutustapa kannattaa suhteuttaa sivuston riskiin.

Suunnittele SEO mukaan

Jos vanha sivusto korvataan uudella, SEO pitää huomioida jo projektissa.

Tarjouspyynnössä kannattaa pyytää kuvaus esimerkiksi:

• URL-rakenteesta
• 301-uudelleenohjauksista
• metatiedoista
• sitemapista
• robots.txt-tiedostosta
• canonical-osoitteista
• sisäisestä linkityksestä
• Search Consolen käyttöönotosta

Huonosti suunniteltu migraatio voi aiheuttaa merkittävän pudotuksen orgaanisessa liikenteessä.

Saavutettavuus

Saavutettavuuden taso kannattaa määritellä jo tarjouspyynnössä.

Älä kirjoita vain:

Sivuston tulee olla saavutettava.

Parempi on kertoa, mitä vaatimuksia projektiin liittyy ja millä tavalla niitä arvioidaan.

Näin tarjoajat voivat hinnoitella työn realistisesti.

Suomalainen yritys ja tietosuoja

Jos sivustolla käsitellään henkilötietoja, tarjouspyynnössä kannattaa huomioida:

• yhteydenottolomakkeet
• analytiikka
• evästeet
• uutiskirjeet
• asiakasrekisterit
• kolmannen osapuolen palvelut
• henkilötietojen käsittely

Tarvittaessa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimusjärjestelyt pitää huomioida.

Pyydä ylläpitotarjous erikseen

Uuden verkkosivuston rakentaminen on vain projektin ensimmäinen vaihe.

Pyydä tarjoajalta erillinen hinta:

Ylläpito €/kk

ja pyydä erittely:

• WordPress-päivitykset
• lisäosapäivitykset
• varmuuskopiot
• tietoturvavalvonta
• palautukset
• tekninen tuki
• suorituskyvyn seuranta

Tärkeää on myös kysyä:

Kuuluuko päivityksen aiheuttaman ongelman korjaaminen ylläpitohintaan?

Älä unohda julkaisun jälkeistä aikaa

Julkaisupäivä ei saisi olla projektin loppu.

Hyvä sopimus voi sisältää esimerkiksi:

• bugikorjaukset
• takuujakson
• käyttöönottotuen
• koulutuksen
• ensimmäisen kuukauden seurannan

Näin mahdolliset julkaisun yhteydessä ilmenevät ongelmat voidaan korjata hallitusti.

Käytä pisteytystä

Tarjousten vertailua helpottaa pisteytys.

Esimerkiksi:

Painotukset kannattaa tietenkin muuttaa projektin mukaan.

Verkkokaupassa teknisen toteutuksen ja tietoturvan paino voi olla suurempi kuin tavallisessa esittelysivustossa.

Älä valitse automaattisesti halvinta

Jos tarjoukset ovat esimerkiksi:

Tarjoaja A: 8 000 €
Tarjoaja B: 15 000 €
Tarjoaja C: 22 000 €

halvin ei automaattisesti tarkoita parasta.

Ensimmäinen kysymys pitäisi olla:

Miksi tarjoukset ovat näin erilaisia?

Onko halvimmasta tarjouksesta jätetty jotain pois?

Onko kalliimmassa tarjouksessa mukana suunnittelu, SEO, testaus ja ylläpito?

Hintaero voi olla täysin perusteltu.

Kysy myös ylläpidon hinnasta tulevaisuudessa

Projektin lisäksi kannattaa selvittää kolmen vuoden kokonaiskustannus.

Esimerkiksi:

Projektin hinta
+
Hosting
+
Lisenssit
+
Ylläpito
+
Kehitystyö
=
Todellinen kustannus

Edullinen projekti voi muuttua kalliiksi, jos vuosittaiset lisenssit ja ylläpitomaksut ovat korkeat.

Hyvä tarjouspyyntö kysyy myös poistumistilanteesta

Yksi erinomainen kysymys on:

Miten sivusto luovutetaan, jos yhteistyö päättyy?

Pyydä tarjoajaa kertomaan:

• miten sivusto siirretään
• miten domain siirretään
• miten hosting siirretään
• miten lähdekoodi toimitetaan
• miten varmuuskopiot luovutetaan
• mitä dokumentaatiota toimitetaan

Jos vastaus on epämääräinen, kannattaa selvittää asia ennen sopimuksen tekemistä.

WordPress-kilpailutuksen muistilista

☐ Projektin tavoitteet määritelty
☐ Kohderyhmä määritelty
☐ Sivurakenne hahmoteltu
☐ Toiminnot listattu
☐ Integraatiot listattu
☐ SEO huomioitu
☐ Saavutettavuus huomioitu
☐ Tietoturva huomioitu
☐ Tietosuoja huomioitu
☐ Tarjoukset pyydetty samalla määrittelyllä
☐ Hinta eritelty
☐ Lisäkustannukset ilmoitettu
☐ Referenssit tarkistettu
☐ Toteuttajat tiedossa
☐ Aikataulu määritelty
☐ Hyväksymiskriteerit määritelty
☐ Omistajuus sovittu
☐ Lisenssit sovittu
☐ Lähdekoodi huomioitu
☐ Ylläpito hinnoiteltu
☐ Julkaisun jälkeinen tuki sovittu
☐ Toimittajan vaihtaminen mahdollinen

Yhteenveto

WordPress-projektin kilpailuttamisessa ei kannata keskittyä pelkästään siihen, kuka tekee sivuston halvimmalla. Parempi kysymys on, kuka pystyy rakentamaan yritykselle tarkoituksenmukaisen, turvallisen ja pitkäikäisen verkkosivuston sekä huolehtimaan siitä myös julkaisun jälkeen.

Hyvä kilpailutus alkaa selkeästä tarjouspyynnöstä. Siinä määritellään tavoitteet, kohderyhmä, rakenne, toiminnallisuudet, integraatiot ja tekniset vaatimukset. Tarjoajilta pyydetään lisäksi selkeä erittely siitä, mitä hintaan kuuluu ja mitä ei.

Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää omistajuuteen, lähdekoodiin, lisensseihin, tietoturvaan, SEO:hon, saavutettavuuteen ja ylläpitoon. Yrityksen pitäisi pystyä vaihtamaan toimittajaa ilman, että koko verkkosivusto joudutaan rakentamaan uudelleen.

Lopulta onnistunut kilpailutus ei tarkoita halvinta mahdollista WordPress-sivustoa. Se tarkoittaa ratkaisua, jonka hinta, laatu, tekninen toteutus ja pitkän aikavälin ylläpito ovat tasapainossa.