Kuvien ja tiedostojen hallinta Silverstripe CMS:ssä

Kuvat, esitteet ja ladattavat asiakirjat ovat tärkeä osa verkkosivustoa. Niiden avulla voidaan havainnollistaa palveluita, esitellä toimintaa ja tarjota kävijälle tarkempia tietoja. Aineiston lisääminen onnistuu nopeasti, mutta tiedostokirjaston pitäminen järjestyksessä vaatii yhteisiä käytäntöjä.

Silverstripe CMS kokoaa kuvat ja asiakirjat hallintapaneelin tiedosto-osioon. Samaa aineistoa voidaan käyttää useassa sisällössä, joten jokaiselle sivulle ei tarvitse ladata erillistä kopiota.

Tässä oppaassa käydään läpi tiedostojen valmistelu, lataaminen, järjestäminen, käyttäminen ja poistaminen. Hallinnan painikkeet ja käytettävissä olevat toiminnot voivat vaihdella Silverstripe-version, käyttäjäoikeuksien ja sivustolle tehtyjen mukautusten mukaan.

Tiedostokirjasto löytyy Files-osiosta

Avaa hallintapaneelin päävalikosta Files, jonka suomenkielinen nimi voi olla Tiedostot. Näkymässä näkyvät sivustolle ladatut aineistot ja niitä sisältävät kansiot.

Kirjastoa voidaan selata kansioittain ja tiedostoja etsiä hakutoiminnolla. Käytettävissä voi olla myös tarkentavia suodattimia esimerkiksi tiedostotyypin tai muokkausajankohdan perusteella. Silverstripen tiedostojen käyttöohje.

Etsi tarvitsemaasi aineistoa ennen uuden kopion lataamista. Sama logo tai esittelykuva saattaa olla jo käytössä muualla sivustolla.

Päällekkäiset tiedostot vaikeuttavat myöhempää ylläpitoa. Kun samasta esitteestä löytyy monta lähes samannimistä versiota, sisällöntuottajan on vaikea päätellä, mikä niistä kuuluu julkaista.

Suunnittele kansiot käyttötarkoituksen mukaan

Selkeä kansiorakenne auttaa etenkin silloin, kun aineistoa lisää useampi henkilö. Valitse järjestys, joka vastaa sivuston sisältöjä ja ylläpitäjien tapaa etsiä tiedostoja.

Pienen yrityssivuston rakenne voisi olla seuraava:

• Yrityksen kuvat.
• Palvelukuvat.
• Uutiskuvat.
• Esitteet.
• Logot ja tunnukset.

Tapahtumasivustolla vuosikohtainen järjestys voi toimia paremmin. Esimerkiksi tapahtuman nimi ja vuosi erottavat saman tapahtumasarjan aineistot toisistaan.

Vältä tarpeettoman syvää kansiopuuta. Jos yhden kuvan löytämiseen tarvitaan monta peräkkäistä kansiovalintaa, rakenne voi hidastaa työskentelyä.

Sovi myös, mihin uudet tiedostot lisätään. Yhteinen käytäntö ehkäisee sekalaisen latauskansion kasvamista koko sivuston varastoksi.

Valmistele kuvat ennen lataamista

Kuva kannattaa käsitellä sen käyttötarkoituksen mukaan jo ennen hallintaan lisäämistä. Suoraan kamerasta tuleva tiedosto voi olla huomattavasti suurempi kuin verkkosivulla tarvitaan.

Tarkista ainakin seuraavat asiat:

• Kuvan sisältö ja käyttöoikeus.
• Sopiva rajaus.
• Sivuston tarvitsema kuvasuhde.
• Riittävä pikselikoko.
• Kohtuullinen tiedostokoko.
• Selkeä tiedostonimi.

Pikselimitat ja tiedostokoko tarkoittavat eri asioita. Kaksi samankokoista kuvaa voi viedä hyvin eri määrän tallennustilaa pakkauksesta ja sisällöstä riippuen.

Älä pienennä kuvaa niin paljon, että se näyttää sumealta. Selvitä sivupohjan suositeltu koko ja huomioi tarvittaessa tarkat näytöt.

Säilytä alkuperäinen kuva erillisessä aineistovarastossa. Verkkosivulle optimoitu versio ei välttämättä sovellu myöhemmin painotuotteeseen.

Valitse sopiva kuvatiedosto

Silverstripen käyttäjäohjeessa verkkokuvien muodoiksi mainitaan JPG, GIF, PNG ja WebP. Oman sivustosi hyväksymät tiedostotyypit voivat kuitenkin olla rajattuja. Silverstripen kuvien lisäysohje.

Kokeile tiedostomuotoa käytännössä ennen suuren kuvamäärän käsittelyä. Varmista, että lataus, esikatselu ja julkaistun kuvan näyttäminen toimivat.

Logoissa läpinäkyvä tausta voi olla tarpeen, kun taas valokuvassa tärkeintä on yleensä sopiva laatu suhteessa tiedostokokoon.

Tiedostopäätteen vaihtaminen ei muunna kuvan formaattia. Jos tarvitset PNG-kuvasta WebP-version, tee muunnos kuvankäsittely- tai muunnostyökalulla.

Nimeä aineisto kuvaavasti, esimerkiksi huoltopalvelu-tyopaja.webp. Näin sen tunnistaa myös silloin, kun esikatselukuvaa ei ole näkyvissä.

Lataa tiedosto oikeaan kansioon

Avaa ensin kansio, johon aineisto kuuluu. Valitse Upload tai vedä tiedosto tietokoneelta tiedostokirjaston latausalueelle.

Odota latauksen valmistumista ja avaa tiedoston tiedot. Tarkista, että kyseessä on oikea aineisto ja että kuva näkyy odotetusti. Silverstripen latausohje.

Ensimmäisellä kerralla kannattaa kokeilla yhdellä tiedostolla. Kun toimintatapa on tuttu, voit lisätä suuremman erän.

Jos lataus epäonnistuu, kirjoita virheilmoitus muistiin. Syynä voi olla esimerkiksi tiedostokokorajoitus, kielletty tiedostotyyppi tai palvelimen asetus.

Älä yritä kiertää estoa nimeämällä tiedostoa toisen tyyppiseksi. Pyydä ylläpitäjää selvittämään, onko aineisto tarkoitettu kyseiselle sivustolle ja miten se voidaan lisätä oikein.

Lisää kuva sivun sisältöön

Avaa muokattava sivu ja sijoita tekstikohdistin kohtaan, johon kuva tulee. Valitse editorin Insert from files -toiminto ja etsi kuva kirjastosta.

Tarkista kuvan asetukset ennen lisäämistä. Käytettävissä voi olla esimerkiksi kohdistus ja esityskokoon liittyviä valintoja. Vahvista lisääminen ja tarkastele tulosta esikatselussa. Kuvan sijoittaminen sisältöön.

Jos sivupohjassa on erillinen pääkuvakenttä, käytä sitä ohjeiden mukaisesti. Tekstieditoriin lisätty kuva ei välttämättä korvaa sivupohjan omaa pääkuvaa.

Vältä mittasuhteiden venyttämistä. Kuva kannattaa rajata tarkoitukseen sopivaksi sen sijaan, että leveä maisemakuva pakotetaan kapeaan muotoon.

Tarkista myös puhelinnäkymä. Tekstin kiertäminen kuvan ympärille voi näyttää pienellä näytöllä erilaiselta kuin hallinnassa.

Kirjoita vaihtoehtoinen teksti tarkoituksen mukaan

Vaihtoehtoinen teksti välittää kuvan olennaisen sisällön silloin, kun kuvaa ei voi nähdä. Hyvä kuvaus liittyy kuvan tehtävään juuri kyseisellä sivulla.

Esimerkiksi retkipalvelun esittelykuvalle voisi sopia:

Opas esittelee retkireittiä ryhmälle järven rannalla.

Tiedostonimi tai yleinen ilmaisu ”hieno kuva” ei kerro samaa asiaa.

Jos kuvassa on tärkeää tekstiä, huolehdi siitä, että tieto löytyy myös saavutettavassa muodossa. Pelkkä mainosjulisteen kuva voi jättää tapahtuma-ajan tai ilmoittautumisohjeen osalta käyttäjistä saavuttamattomiin.

Kuvateksti ja vaihtoehtoinen teksti palvelevat eri tilanteita. Kuvateksti näkyy tavallisesti kaikille lukijoille, joten siihen voi sijoittaa esimerkiksi kuvaajan nimen tai lisäselityksen. Silverstripen sisältö- ja saavutettavuusohje.

Lisää asiakirja kuvaavana linkkinä

PDF-esite tai muu ladattava asiakirja liitetään sivulle yleensä linkillä.

Toimi seuraavasti:

1. Tallenna keskeneräiset sivumuutokset.
2. Lataa asiakirja tiedostokirjastoon.
3. Palaa sivun muokkaukseen.
4. Valitse linkiksi tuleva teksti.
5. Avaa linkkityökalu.
6. Valitse Link to a file ja oikea asiakirja.
7. Vahvista lisäys.

Silverstripen linkkityökalu mahdollistaa kirjastossa olevan tiedoston valitsemisen suoraan. Asiakirjan linkittäminen.

Kirjoita linkiksi esimerkiksi ”Lataa palveluesite (PDF)” pelkän ”Lataa tästä” -tekstin sijaan. Suuren asiakirjan yhteydessä myös tiedostokoko voi olla hyödyllinen tieto.

Avaa linkki julkaistulta sivulta ja varmista, että se johtaa oikeaan versioon.

Tarkista julkaisu ja katseluoikeudet

Tiedoston löytyminen hallintapaneelista ei yksin tarkoita, että kävijä pystyy avaamaan sen. Silverstripe tukee tiedostojen versiointia sekä luonnos- ja julkaisutiloja. Lisäksi tiedostoilla voi olla pääsyrajoituksia. Silverstripen tiedostomalli.

Jos kuva näkyy ylläpitäjälle mutta puuttuu julkiselta sivulta, tarkista tiedoston julkaisutila ja käyttöoikeudet.

Julkisesti katseltava tiedosto voi puolestaan olla saatavilla suoralla osoitteella, vaikka siihen ei olisi näkyvää linkkiä. Kansion nimeäminen yksityiseksi ei määritä sen oikeuksia.

Silverstripessä katselu voidaan rajata esimerkiksi kirjautuneille käyttäjille tai määrätyille ryhmille. Tiedostojen käyttöoikeudet.

Testaa julkinen aineisto uloskirjautuneena ja rajattu aineisto tarkoitukseen sopivalla käyttäjätilillä.

Päivitä yhteinen aineisto harkiten

Samaa kuvaa tai asiakirjaa voidaan käyttää useassa sisällössä. Ennen muuttamista tarkista tiedoston Used on -näkymä, joka näyttää järjestelmän tunnistamia käyttökohteita. Tiedoston käytön tarkistaminen.

Esimerkiksi palveluesitteen päivittäminen voi vaikuttaa useaan sivuun. Selvitä, pitääkö vanhan version säilyä saatavilla vai kuuluuko kaikki liikenne ohjata uuteen sisältöön.

Tarkista sivuston oma korvaamiskäytäntö ennen uuden tiedoston lataamista samalla nimellä. Älä oleta, että nimi yksin säilyttää kaikki viittaukset.

Muista myös ulkopuolella jaetut osoitteet. Uutiskirjeessä tai toisen organisaation sivulla oleva linkki ei välttämättä näy hallinnan käyttökohteissa.

Poista ja arkistoi vasta tarkistamisen jälkeen

Ennen poistamista varmista, ettei tiedostoa enää tarvita sivuilla, kampanjoissa tai jaetuissa asiakirjalinkeissä. Tarkista erityisen huolellisesti kokonaisen kansion sisältö.

Silverstripen tiedostojen arkistointi ei ole oletuksena käytössä kaikissa asennuksissa. Delete-toimintoa ei siksi pidä olettaa palautettavaksi roskakoritoiminnoksi.

Jos tiedostojen arkistointi on otettu käyttöön, arkistoitu aineisto voidaan palauttaa luonnokseksi. Tarkista aina, mitä toimintoa olet käyttämässä. Silverstripen arkistointiohje.

Sovi lopuksi säännöllinen tiedostokirjaston tarkistus. Käy läpi vanhentuneet esitteet, tarpeettomat kopiot ja epäselvästi nimetyt aineistot.

Kun kansiot, nimet ja ylläpitovastuut ovat johdonmukaisia, oikea tiedosto löytyy nopeasti ja sivuston sisältö pysyy luotettavana.