Gemini työelämässä – voiko tekoälystä tulla jokaisen oma digitaalinen työpari?

Työpäivään kuuluu paljon tehtäviä, jotka eivät varsinaisesti vaadi vuosien koulutusta tai erityistä luovuutta. Sähköposteihin vastaaminen, muistiinpanojen järjestäminen, tekstien muokkaaminen, kokouksiin valmistautuminen ja erilaisten vaihtoehtojen vertaileminen voivat kuitenkin viedä yllättävän paljon aikaa.

Tässä kohtaa Googlen Gemini voi tarjota uudenlaisen tavan tehdä töitä. Sen sijaan, että tekoäly nähtäisiin suurena teknologisena mullistuksena, sitä voi ajatella paljon arkisemmin: digitaalisena työparina, joka auttaa silloin, kun oma aika tai ajatus ei tahdo riittää.

Työpäivän näkymätön ajankulutus

Monen työpäivä koostuu useista pienistä tehtävistä. Yksittäinen sähköposti saattaa viedä vain muutaman minuutin, mutta päivän aikana samanlaisia tehtäviä voi kertyä kymmeniä.

Geminiä voidaan hyödyntää juuri tällaisten tehtävien ensimmäisessä vaiheessa. Se voi auttaa esimerkiksi muuttamaan sekavat muistiinpanot selkeäksi tekstiksi tai tekemään pitkästä aineistosta tiiviin kokonaisuuden.

Tarkoituksena ei tarvitse olla se, että tekoäly tekee kaiken valmiiksi. Jo ensimmäisen luonnoksen tuottaminen voi säästää aikaa ja antaa ihmiselle paremman lähtökohdan.

Entä jos ongelma ei ole kirjoittaminen vaan aloittaminen?

Tyhjä dokumentti voi olla yllättävän hankala vastustaja. Ihminen saattaa tietää tarkalleen, mitä haluaa sanoa, mutta ensimmäistä lausetta on vaikea kirjoittaa.

Gemini voi toimia tässä käynnistysapuna.

Käyttäjä voi kertoa sille lyhyesti:

• mitä on tarkoitus tehdä
• kenelle sisältö on suunnattu
• mitä asioita siihen pitää sisällyttää
• millaista tyyliä tekstiltä toivotaan.

Tekoäly voi tämän jälkeen tehdä luonnoksen, jota ihminen lähtee muokkaamaan.

Tärkeää on huomata ero valmiin tekstin ja ensimmäisen version välillä. Ensimmäisen luonnoksen ei tarvitse olla täydellinen. Sen tehtävä voi olla yksinkertaisesti saada työ liikkeelle.

Gemini voi haastaa omaa ajattelua

Tekoälystä voi olla hyötyä myös silloin, kun teksti on jo valmis.

Sen sijaan että Geminiä pyydettäisiin vain korjaamaan kirjoitusvirheitä, sille voi antaa kriitikon roolin.

Esimerkiksi suunnitelman laatinut työntekijä voi kysyä:

”Mitkä ovat tämän suunnitelman suurimmat heikkoudet?”

Toinen vaihtoehto voisi olla:

”Mitä kysymyksiä asiakas saattaisi esittää tämän perusteella?”

Tällaiset pyynnöt voivat paljastaa kohtia, joita kirjoittaja ei itse huomannut. Gemini ei tietenkään pysty takaamaan, että kaikki puutteet löytyvät, mutta se voi tarjota uuden näkökulman.

Kokouksen jälkeen alkaa usein toinen työ

Kokoukset ovat hyvä esimerkki tehtävästä, jossa aikaa kuluu myös varsinaisen keskustelun ulkopuolella.

Kokouksen jälkeen joku joutuu yleensä kokoamaan yhteen, mitä päätettiin, kuka tekee mitä ja millä aikataululla.

Jos käytettävissä oleva Gemini-ratkaisu ja organisaation työkalut mahdollistavat aineiston käsittelyn, tekoälyä voidaan hyödyntää tällaisen materiaalin jäsentämisessä.

Lopputuloksena voi olla esimerkiksi:

1. tehdyt päätökset
2. avoimet kysymykset
3. sovitut tehtävät
4. vastuuhenkilöt
5. seuraavat toimenpiteet.

Ihmisen tehtäväksi jää tarkistaa, että yhteenveto vastaa todellista keskustelua.

Kaikkea ei pidä antaa tekoälylle

Tehokkuus ei tarkoita sitä, että kaikki työ pitäisi siirtää tekoälyn hoidettavaksi.

Työelämässä käsitellään usein luottamuksellista materiaalia, henkilötietoja, asiakkaiden tietoja ja yrityksen sisäisiä suunnitelmia. Ennen aineiston syöttämistä tekoälypalveluun on tärkeää tietää, miten kyseistä palvelua ja organisaation tietoja saa käyttää.

Erityisen varovainen kannattaa olla, jos aineisto sisältää:

• henkilötietoja
• asiakasrekisterin tietoja
• salasanoja tai tunnuksia
• liikesalaisuuksia
• luottamuksellisia sopimuksia
• muuta arkaluonteista materiaalia.

Yrityksen omat tekoälyohjeet kannattaa aina ottaa huomioon.

Nopeus ei ole sama asia kuin laatu

Gemini voi tuottaa tekstin muutamassa sekunnissa. Se ei kuitenkaan tarkoita, että teksti olisi automaattisesti käyttökelpoista.

Tekoälyn tuottamassa sisällössä voi olla väärin ymmärrettyjä asioita, tarpeetonta toistoa tai liian yleisiä väitteitä. Joskus teksti saattaa kuulostaa vakuuttavalta juuri silloin, kun sitä pitäisi tarkastella kaikkein kriittisimmin.

Siksi hyvä toimintamalli on:

tekoäly luonnostelee – ihminen arvioi – ihminen viimeistelee.

Tämä ajattelutapa auttaa pitämään vastuun oikeassa paikassa.

Yksi tekoäly, monta työroolia

Geminiä ei tarvitse käyttää aina samalla tavalla. Sen rooli voi muuttua tilanteen mukaan.

Aamulla se voi auttaa suunnittelemaan päivän tehtäviä. Päivällä se voi toimia tekstin muokkaajana ja iltapäivällä ideointikumppanina.

Esimerkiksi markkinoinnin parissa työskentelevä henkilö voisi käyttää sitä kampanjaideoiden kehittämiseen, myyjä asiakasviestin luonnosteluun ja projektipäällikkö tehtäväkokonaisuuden jäsentämiseen.

Tekoälyn hyöty ei siis välttämättä riipu ammattinimikkeestä. Paljon tärkeämpää on se, millaisia toistuvia tai ajatustyötä hidastavia tehtäviä omaan työhön kuuluu.

Parhaat tulokset syntyvät yhteistyöstä

On houkuttelevaa ajatella, että tekoälyn pitäisi antaa yksi täydellinen vastaus yhdellä kertaa. Käytännössä parempi lopputulos voi syntyä keskustelun kautta.

Ensin voidaan pyytää luonnosta. Sen jälkeen tekstistä voidaan pyytää lyhyempi versio, vaihtoehtoinen näkökulma tai kohderyhmälle sopivampi muoto.

Tekoälylle voi myös kertoa, mikä ensimmäisessä vastauksessa ei toiminut.

Näin työskentely muistuttaa enemmän yhteistyötä kuin hakukoneen käyttöä. Käyttäjä ohjaa prosessia ja Gemini tuottaa ehdotuksia, joita voidaan kehittää kierros kierrokselta.

Tärkein muutos tapahtuu käyttäjän päässä

Geminin merkitys työelämässä ei välttämättä tule siitä, että se osaa kirjoittaa tekstiä nopeasti. Merkittävämpi muutos voi olla siinä, miten ihmiset alkavat ajatella omista työtehtävistään.

Kun tekoäly on helposti saatavilla, työntekijä voi kysyä itseltään:

”Tarvitseeko minun todella tehdä tämä alusta asti itse?”

Joskus vastaus on kyllä. Joskus taas osa työstä voidaan automatisoida, jäsentää tai ainakin aloittaa tekoälyn avulla.

Tämä voi vapauttaa aikaa tehtäviin, joissa ihmisen oma kokemus, harkinta ja luovuus ovat tärkeimpiä.

Gemini ei tee ammattilaisesta tarpeetonta

Tekoäly voi kirjoittaa tekstin, mutta se ei tunne automaattisesti yrityksen kaikkia tavoitteita. Se voi ehdottaa ratkaisua, mutta ei kanna päätöksen seurauksia. Se voi tarjota näkökulmia, mutta vastuu lopputuloksesta kuuluu edelleen ihmiselle.

Siksi Geminin käyttöä kannattaa tarkastella ennen kaikkea työkaluna.

Hyvä vasara ei tee kenestäkään rakentajaa, eikä tekoäly yksin tee kenestäkään asiantuntijaa. Työkalun arvo syntyy siitä, miten sitä käytetään.

Millainen on tulevaisuuden työpäivä?

On mahdollista, että tulevaisuudessa tekoälystä tulee yhtä tavallinen osa työpäivää kuin sähköpostista, hakukoneesta tai tekstinkäsittelyohjelmasta.

Silloin kysymys ei ehkä enää ole siitä, käytetäänkö tekoälyä, vaan siitä, mihin sitä käytetään järkevästi.

Geminin kaltaiset palvelut voivat ottaa hoitaakseen osan rutiineista, auttaa ihmistä valmistautumaan tehtäviin ja tarjota uusia tapoja käsitellä tietoa. Samalla ihmisen rooli voi painottua entistä enemmän arviointiin, päätöksentekoon, vuorovaikutukseen ja luovaan ongelmanratkaisuun.

Lopulta tekoälyn suurin hyöty ei ehkä olekaan se, että se tekee enemmän asioita ihmisen puolesta. Vielä kiinnostavampaa on se, että se voi auttaa ihmistä käyttämään aikansa paremmin.

Gemini voi olla työkaluna tehokas, mutta sen todellinen arvo syntyy vasta silloin, kun käyttäjä tietää, milloin sitä kannattaa käyttää – ja milloin päätös kannattaa pitää kokonaan omissa käsissä.